Как автоматизировать управление недвижимостью

По данным международной консалтинговой компании CBRE, в 2016 г. произошла окончательная стабилизация рынка коммерческой недвижимости, а во второй половине года увеличилась активность арендаторов. Таким образом, по мнению аналитиков, сформировались предпосылки для начала постепенного восстановления рынка в 2017 г.

Вместе с тем, по данным консалтинговой компании RRG, за последний год, с января 2016 г., стоимость аренды коммерческой недвижимости в рублях снизилась на 5%, а в долларах – на 28%. На сегодняшний день только в Москве открыто около 340 торговых центров, общая площадь которых превышает 17 млн кв.м., из них около 11% вакантны. Также в столице построено около 19 млн кв.м. офисной недвижимости, при этом по итогам 2016 г. 15% этих площадей пустовали.

Очевидно, что в сложившейся высоко конкурентной среде выжить сможет только тот, кто, с одной стороны, предоставляет наиболее качественные услуги не только своим арендаторам, но и посетителям, а с другой – постоянно работает над снижением непродуктивных затрат. Когда речь идет о коммерческой недвижимости, решение поставленной задачи осложняется еще и тем, что управление такими объектами включает в себя очень широкий спектр работ – от контроля за состоянием самой конструкции здания до поддержания в работоспособном состоянии всех его инженерно-технических коммуникаций и установленного оборудования. Как правило, эти работы выполняются силами подрядчиков, а на управляющую компанию ложится задача грамотного распределения работ и контроля за качеством ее исполнения.

Управление подрядчиками, оборудованием и не только

Повысить качество управления объектами недвижимости можно путем использования специализированных информационных систем. К сожалению, на российском рынке подобные решения пока не очень распространены. Речь идет и о продуктах, автоматизирующих процесс технического обслуживания и ремонта (EAM-системах), и о системах управления эксплуатацией коммерческой недвижимости (FM-системах).

Это программное обеспечение позволяет планировать работу инженерных служб и прогнозировать расходы на объекты эксплуатации (к ним можно отнести как оборудование, так и конструктивные элементы здания – пол, стены, потолок пр.).

Возможности FM-систем на отдельных этапах жизненного цикла объекта коммерческой недвижимости

Источник: RedSys, 2017

Внедрение системы управления эксплуатацией недвижимости еще на этапе строительства объекта позволяет автоматизировать процесс взаимодействия с подрядчиками, составить план-график выполнения работ и контролировать его соблюдение.

Следующий важный этап – ввод здания в эксплуатацию, в ходе которого эксплуатирующая организация принимает от строителей как саму конструкцию объекта, так и его инженерные системы. В ходе этого этапа формируется список не только принятых работ, но и недоделок, устранение которых в дальнейшем может происходить за счет бюджета подразделения эксплуатации. Автоматизация этого процесса позволяет вести учет всех замечаний заказчика и контролировать сроки их устранения. Одновременно в системе формируется база данных используемого на объекте оборудования с указанием его поставщика, организации, отвечающей за его монтаж и настройку, а также даты приема в эксплуатацию.

На следующем этапе – в процессе эксплуатации здания – система позволяет вести список планово-профилактических работ (ППР) и работ, проведенных по заявкам пользователей, на основании их анализа делать выводы о качестве ППР (много заявок – низкое качество ППР), собирать данные о результатах обхода здания по стандартным маршрутам, а также вести складской учет в части расходных материалов по эксплуатации. В системе создается также матрица ответственности, позволяющая в автоматическом режиме при выборе единицы оборудования определить, какая организация отвечает за ее обслуживание. «На основании собранной информации в автоматическом режиме система вычисляет ряд показателей, значения которых позволяют сделать общий вывод о состоянии эксплуатации на объекте, – говорит Ярослав Прус, начальник отдела управления имуществом компании RedSys. – Таким образом, создается единая информационная среда всех организаций, задействованных в процессе эксплуатации объекта недвижимости, позволяющая центральной службе эксплуатации осуществлять аудит их деятельности в режиме реального времени».

Возможности интеграции

Система управления эксплуатацией здания также может быть интегрирована с системами управления здания (BMS-системами). В результате при обнаружении инцидентов, например, при повышении температуры выше заданного значения или при выработке оборудования выше заданного значения, она автоматически создает заявку и перенаправляет ее соответствующему подрядчику, который должен отреагировать на нее в сроки, прописанные в договоре.

Еще одна возможность – интеграция решения с системой автоматизированного сбора показателей установленных в здании счетчиков (АСКУЭ). Это позволяет избежать ошибок при начислении платы за потребление коммунальных ресурсов арендаторам.

Информация о выполненных работах по эксплуатации и фактических расходах может быть передана в систему финансового учета для формирования акта выполненных работ и счета на оплату услуг подрядчика. Также данные о фактических затратах могут быть использованы в системе управленческого учета для проведения план-фактного анализа по смете статей затрат, прогнозирования расходов и взаиморасчетов по эксплуатации.

Эффективность внедрения FM-системы

Источник: A.T.Kearney, 2016

По желанию управляющей компании, арендаторам может быть предоставлен удаленный доступ к системе, позволяющий в режиме онлайн создавать в ней заявки на проведение тех или иных работ. Также система может автоматически проверять, выполнена ли заявка в сроки, заданные в договоре, и уведомлять об этом всех заинтересованных лиц. Особенно продвинутые заказчики могут контролировать появление сотрудника подрядчика на месте возникновения инцидента – для этого он должен с помощью специального приложения на мобильном устройстве считать расположенный там штрих-код.

«Проблемой управления эксплуатацией команда RedSys занимается уже более 10 лет, – рассказывает Николай Кузнецов, заместитель директора центра отраслевых и бизнес-решений RedSys. – В 2015 г. мы внедрили первое подобное решение на платформе IBM Maximo в сети крупных торговых центров общей площадью около 1 млн кв.м. В течение года заказчик получил необходимое количество функциональных возможностей, которые были полностью адаптированы под его потребности».