Российская СЭД для госсектора: все самое необходимое

В последние 3 года российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) растет в среднем на 10% в год. На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий.

Рынок систем документооборота в России – устоявшийся и зрелый, и изменения на нем происходят медленно. Однако последние годы были отмечены целым рядом важных событий. Уже утвержден план перевода офисного ПО (к которому относится и СЭД) на отечественные платформы, прописаны конкретные сроки и достаточно четкие требования. Благодаря этому на рынке государственных органов власти появился реальный спрос не просто на «импортозамещение» или же на отечественные решения, которые работают на зарубежном базовом ПО, а на продукты, базирующиеся полностью на отечественных разработках.

Все это открывает широкие перспективы для производителей отечественных продуктов, которые стремятся обеспечить их работоспособность в полностью отечественной инфраструктуре, начиная от операционных систем и баз данных и заканчивая работой с отечественными офисными пакетами. На этом фоне появление на рынке нового продукта «RS: Система электронного документооборота» компании RedSys, которая известна, в первую очередь, как разработчик решений на заказ, выглядит вполне закономерным.

Российская СЭД для госсектора

Экспертиза по разработке и внедрению систем электронного документооборота в компании существует с 2006 г., т.е. уже более 12 лет. Все это время RedSys предлагала своим заказчикам систему электронного документооборота в составе комплексных проектов и не позиционировала ее как отдельный продукт. Так, в 2006-2007 гг. СЭД в составе комплексного проекта автоматизации была внедрена в ДВЭУК, где ее использовали около 500 человек. Изначально она была создана на основе Oracle Collaboration Suite, но с 2008 г. начала развиваться как отдельное приложение на базе стека Open Source (базы данных, сервера приложений и пр.), которое, однако, поддерживало и крупных вендоров, таких как IBM, Oracle.

Сегодня система преобразована в отдельный продукт, ориентированный на автоматизацию процесса делопроизводства в крупных государственных ведомствах и компаниях. «Делопроизводство – это кровеносная система госструктур, – поясняет Владимир Недобой, директор Центра интеграционных решений RedSys. – В госведомствах и крупных государственных компаниях оно жестко регламентировано и связывает между собой практически всех сотрудников. В отличие от систем электронного документооборота, системы электронного делопроизводства, как правило, не включают инструментов коллективной/проектной работы, позволяющих общаться неформально».

Только самое необходимое

В предлагаемом RedSys решении есть все необходимые функции для обеспечения возможности полностью безбумажного взаимодействия. Ряд модулей системы являются специфичными для госзаказчиков, например, модуль обеспечивающий передачу данных о ходе и результатах рассмотрения обращений граждан в портал ССТУ (Сетевой Справочный Телефонный Узел). Взаимодействие СЭД с системами электронного документооборота других государственных организаций и ведомств обеспечивает другой специализированный модуль, посредством интеграции с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Система позволяет организовать как централизованную, так и распределенную работу с возможностью автономного функционирования – ведь госструктуры, как правило, имеют множество региональных подразделений, которые могут работать в условиях, где доступ в интернет ограничен. Для них в «RS: Система электронного документооборота»разрабатывается приложение, которое позволит полноценно работать в режиме офлайн и при первой возможности самостоятельно отправляет данные в единую базу данных.

Сегодня доступ к решению осуществляется с помощью web-интерфейса. Однако в RedSys работают и над его нативной версией. «Мы считаем, что время «толстых» клиентов, работающих в трехзвенной архитектуре, еще не прошло – они по-прежнему будут востребованы, особенно в госсекторе. По причине целого ряда их неоспоримых преимуществ – скорость работы, большие возможности индивидуальной настройки интерфейса, интеграции с офисными приложениями и в целом более высокий уровень безопасности при встраивании крипто-средств», – уверен Владимир Недобой.

Рабочие места пользователей системы могут быть настроены в полном соответствии с требованиями заказчика. С помощью инструментария, доступного администраторам, в системе можно запретить или открыть доступ к тем или иным документам. Система обеспечивает поддержку электронной подписи, вплоть до усиленной квалифицированной различных криптопровайдеров.

Тем не менее, разработчик намерен добавить в систему делопроизводства корпоративный мессенджер, в котором, будет реализована возможность оперативно решить какие-то вопросы, например, уточнить, будет ли готов тот или иной документ в срок.

Также в системе появится мобильный клиент для руководителей, обеспечивающий их доступ к системе делопроизводства с планшета. В случае, если владелец планшета в момент работы находится в режиме офлайн, например, летит в самолете, все его действия фиксируются, и выполняются, как только появится интернет. На планшет также устанавливается сертифицированное ПО, обеспечивающее безопасность работы с системой.

Кроме того, в ближайшее время в «RS: Система электронного документооборота» будут внедрены элементы искусственного интеллекта. Например, система сможет самостоятельно оценивать содержимое документа и определять, кому он должен быть направлен.

От разработки к внедрению и поддержке

Специфика процесса внедрения систем автоматизации делопроизводства в госведомствах состоит еще и в том, что ему сопутствует целый ряд организационных мероприятий. «Любой, даже самый известный на рынке продукт, без качественного подхода к его внедрению, не способен решить поставленных задач, и правильная организация работы с заказчиком – одна из важнейших составляющих успеха проекта в госсекторе, – говорит Владимир Недобой. – Набор знаний и умений, позволяющий нам внедрять продукт в сложнейших исходных условиях, формирует наш уникальный подход, который имеет, как мы считаем, самостоятельную ценность. В основе подхода – создание на стороне заказчика центра компетенций по сопровождению процесса внедрения безбумажного делопроизводства, в формировании которого RedSys готов оказать максимальное содействие».

Предметом гордости RedSys является собственная служба технической поддержки, которая работает в режиме 24x7. При этом благодаря тому, что процесс сопровождения в компании автоматизирован, появляется возможность обслуживания нескольких больших организаций, имеющих распределенную структуру с тысячами пользователей, минимальными ресурсами. При необходимости, функции сопровождения могут быть переданы самому заказчику.

Сегодня решение успешно используется в ряде больших государственных структур, в том числе в Ростехнадзоре (39 территориальных управлений) и ПФР (уже автоматизировано более 80 отделений, в ближайшее время к ним присоединится около 2500 управлений). «До автоматизации, например, на согласование документа уходило несколько дней. Теперь оно занимает не более нескольких часов. Это означает, что организациям, внедрившим СЭД, удалось не только сократить временные затраты на прохождение делопроизводственных процессов, но и существенно повысить качество выполнения своих государственных функций», – говорит Владимир Недобой.