Как решить проблему управления имущественным комплексом в бюджетных организациях
На сегодняшний день в бюджетных организациях не существует единого реестра объектов имущественного комплекса – каждый из департаментов, работающих с ними, ведет собственный учет. В результате формирование отчетов для контролирующих органов превращается в сложный, зачастую непрозрачный процесс. Создать «единую версию правды» предлагают в компании RedSys.
Сделать управление имущественным комплексом прозрачным и удобным – одна из актуальных задач, которая стоит перед бюджетными организациями. В их ведении находятся здания, земельные участки и другие объекты недвижимости, автомобили, особо ценное имущество и пр. Порядок управления ими регламентируется множеством законодательных актов, исполнение которых проверяется контролирующими органами, например, Счетной палатой.
Единая версия правды
К сожалению, на сегодняшний день госорганизации часто сталкиваются с ситуацией, когда у каждого департамента, тем или иным образом работающего с имущественным комплексом, например, департамента финансов, эксплуатации или правового департамента, существует собственный реестр таких объектов. И эти реестры могут серьезно различаться.
В такой ситуации необходимость предоставления отчетов контролирующим органам становится серьезной проблемой. Госорганизации вынуждены поднимать из архивов множество бумажных документов для того, чтобы найти в них необходимые сведения. Дополнительные сложности создает и так называемый «человеческий фактор» – сотрудник в спешке может пропустить важную информацию или неправильно внести ее в отчет.
Компания RedSys имеет богатый опыт решения подобных проблем в крупных государственных организациях. Ее сотрудники в полной мере представляют себе задачи, которые стоят перед заказчиком, и готовы сделать процесс управления имущественным комплексом бюджетной организации удобным для пользователей и полностью соответствующим законодательству федерального, регионального и муниципального уровня.
«Мы предлагаем создать единую версию правды – единый реестр, с которым будут работать все заинтересованные департаменты, – рассказывает Николай Кузнецов, заместитель директора центра отраслевых и бизнес-решений RedSys. – В реестре будет собрана вся история объекта: откуда и когда он появился, что с ним происходило дальше, какие средства были потрачены на его обслуживание, и все это в привязке к нормативно-правовыми актам и классификаторам».
Как это будет
Каждому содержащемуся в реестре объекту будут соответствовать договор аренды или документ о праве собственности, договоры подряда на обслуживание, нормативно-правовые акты и пр. Реестр будет интегрирован с бухгалтерской системой, благодаря чему по каждому объекту можно будет моментально получить сведения о капитальных затратах и затратах на техобслуживание и эксплуатацию. «На первом этапе можно сформировать несколько реестров в соответствии с данными, имеющимися у каждого заинтересованного департамента, – говорит Николай Кузнецов. – А затем заняться их согласованием и объединением уже имеющихся данных».
Решение создано на базе отечественной платформы X360. Оно позволяет полностью автоматизировать управление имущественным комплексом: создание реестра, управление договорами, согласование требований, работу с документами, содержит необходимые шаблоны и формы, использует классификаторы и интегрировано с реестром федерального имущества. Кроме того, в предлагаемой RedSys системе можно вести планы капитального строительства, учитывать договоры с подрядчиками и финансовые взаиморасчеты.
Реализация подобного проекта , как правило, занимает не менее 2 лет, говорят в RedSys. Первый год уходит на то, чтобы согласовать со всеми заинтересованными сторонами, как будет выглядеть реестр. Еще год потребуется на наполнение его необходимыми сведениями. Можно организовать сбор данных от подведомственных учреждений. Уже к концу второго года заказчик будет иметь достоверную информацию о состоянии имеющегося у него имущественного комплекса, получит возможность рассчитывать необходимые показатели и оперативно отчитываться перед проверяющими органами. Еще год, как правило, продолжается работа по настройке решения.
«Наша команда не первый год занимается разработкой самых разных решений для государственных организаций. Мы хорошо знаем и понимаем задачи, которые стоят перед ними, – говорит Николай Кузнецов. – Управление имущественным комплексом – одна из проблем, которая кажется нам особенно актуальной».
