Как просто и удобно автоматизировать работу торгового центра

Еще недавно поход в торговый центр был настоящим событием и, как правило, занимал весь день. Для того чтобы добраться туда, где представлены все необходимые магазины, есть кинотеатр, развлекательный центр и широкий выбор кафе и ресторанов, приходилось ехать на другой конец города. Сегодня ситуация изменилась – выросшие как грибы торговые центры расположены как в центре города, так и за его пределами. В них можно зайти по дороге с работы или заехать по пути на дачу. Такие изменения, безусловно, существенно расширяют возможности выбора и для покупателей, и для представителей розницы, одновременно способствуя росту конкуренции среди владельцев торговых площадей – как собственников, так и компаний, которые занимаются управлением объектами недвижимости.

Управление недвижимостью – сложный процесс, в котором задействовано множество служб. Это департамент аренды, который привлекает арендаторов, коммерческий департамент, который занимается развитием проекта, департамент маркетинга, который увеличивает поток посетителей, департамент рекламы, который отвечает за дополнительные финансовые потоки от размещения рекламы, департамент эксплуатации, который обеспечивает бесперебойную работу объекта, департамент безопасности, который контролирует службу охраны и др. На сегодняшний день в большинстве российских компаний работа всех этих подразделений или автоматизирована самописными решениями, или не автоматизирована вовсе – все необходимые данные хранятся и обрабатываются в Excel. В отличие от России, управляющие компании большинства стран Европы и США уже много лет используют решения, покрывающие максимальное число бизнес-процессов. Наиболее удобным из них является IBM Tririga.

С чего начинается Tririga

На первом этапе IBM Tririga позволяет оценить, насколько выгодно строить или арендовать объект недвижимости в том или ином месте. В системе заложены самые современные механизмы оценки конкурентной среды на базе множества сведений, например, данных Росреестра, информации о транспортной инфраструктуре, населении и конкурентах. Она обрабатывает эти данные, рассчитывает необходимые показатели и оценивает эффективность вложений в выбранный объект.

Следующий этап – строительство или аренда здания. Теперь к работе в IBM Tririga подключаются юридические, технические и другие службы, которые отвечают за заключение договоров, получение лицензий, взаимоотношения с подрядчиками, занимающимися строительством или ремонтом здания и монтажом необходимого оборудования. Все этапы работ фиксируются в системе. Кроме того, в ней реализована возможность контроля выбора подрядчиков. Система предлагает поставщиков товаров или услуг на основании анализа их предложений и фиксирует все действия принимающего решение сотрудника – кому и по какой причине он отказал.

Возможности IBM Tririga

Источник: Gartner, 2017

Этап строительства или аренды объекта недвижимости завершается вводом его в эксплуатацию. В IBM Tririga заносится существующий в каждой компании регламент такого ввода, охватывающий все задействованные подразделения. На его основании система составляет план-график. Любое изменение в графике автоматически приводит к корректировке связанных с ним событий. Например, если задерживается поставка холодильников, система автоматически вносит изменения в сроки закупки продуктов.

После ввода объекта в эксплуатацию он передается эксплуатационной службе, которая благодаря IBM Tririga получает самую подробную информацию о том, какое оборудование там установлено, какой подрядчик и когда его монтировал, каковы условия гарантийного и пост-гарантийного обслуживания и пр. Необходимые данные для дальнейшей работы получают и другие службы, например, отделы маркетинга и рекламы. В дальнейшем в системе фиксируются все мероприятия и изменения, которые произошли с объектом в процессе эксплуатации, а также маркетинговые активности по его продвижению.

Приятные бонусы

Кроме автоматизации основных бизнес-процессов, в IBM Tririga реализован целый ряд сервисов, упрощающих работу с системой. Например, в ней существует реестр объектов недвижимости с произвольно настраиваемым объемом характеристик. Объекты и их поэтажные планы отображаются на карте. В системе можно вести полноценную проектную деятельность с диаграммой Ганта, графиками, взаимосвязями, сроками. Она содержит элементы бюджетирования и финансового планирования, модули BPM, BI и расчета KPI. «Сочетание всех этих механизмов дает возможность эффективно управлять проектом, используя для этого единое решение, в котором интегрированы данные из множества корпоративных информационных систем, – говорит Николай Кузнецов, заместитель директора по развитию центра отраслевых и бизнес-решений RedSys. – Руководитель в наглядном и понятном виде получает информацию не только о выполнении того или иного процесса, но и о его взаимосвязи с другими процессами. Система автоматически вносит коррективы в график взаимосвязанных мероприятий в случае, если сроки реализации одного из них по каким-либо причинам были сдвинуты».

IBM Tririga: бизнес-выгоды

Источник: Gartner, 2017

Еще одна приятная возможность – автоматизация поиска арендатора, субарендатора или объекта аренды. Этот бизнес-процесс включает в себя определенное число шагов, и в случае, если на каком-либо из них выяснится, что данный арендатор или объект не соответствует предъявляемым требованиям, бизнес-процесс все равно будет храниться в системе, что позволит не проделывать эту работу заново спустя какое-то время.

IBM Tririga позволяет менеджеру, отвечающему за вопросы аренды, в режиме онлайн найти точку безубыточности и таким образом определить оптимальную цену. А также сразу узнать величину бонусов, которые он получит после заключения сделки. Еще одна возможность – будущие арендаторы могут удаленно рассчитать, во сколько им обойдется аренда помещения в том или ином месте торгового центра, выбрать оптимальный вариант и через личный кабинет оформить заявку. Подобный механизм может быть также реализован и для желающих арендовать рекламные площади – система помогает оценить динамику изменения их стоимости и сделать оптимальный выбор.

Важная функция IBM Tririga – способность быстро, правильно и прозрачно рассчитывать стоимость арендной платы с учетом ее технической, эксплуатационной и коммерческой составляющих, например, таких как товарооборот арендатора, сезонные коэффициенты, индекс потребительских цен и т.д. «На сегодняшний день IBM Tririga, пожалуй, единственное решение, позволяющее автоматизировать подобные процессы и сделать их максимально удобными, – говорит Дмитрий Мелешкин, главный аналитик центра отраслевых и бизнес-решений RedSys. – Единственное по мощности и набору используемых технологий, уровню локализации, возможности технической поддержки вендора».

Особенности внедрения

IBM Tririga ориентирована на крупные торговые сети от 500 торговых точек и торговые центры от 100 тыс. кв.м, а также другие предприятия, которые управляют большим числом разнородных объектов недвижимости. Используемый ими набор локальных решений не может быть эффективен без создания шины данных и постоянной доработки продуктов под динамично меняющиеся условия рынка. И практика показывает, что такая доработка часто обходится дороже, чем внедрение нового комплексного решения. «IBM Tririga изначально создавалась в расчете на работу в постоянно меняющейся бизнес-среде в отличие, например, от ERP-систем, которые стремятся установить жесткие правила работы раз и навсегда, – продолжает Дмитрий Мелешкин. – Эта система создана специально для компаний, занимающихся управлением недвижимостью, в ней есть все необходимые функции».

Внедрение систем такого уровня – непростой процесс, в котором задействовано множество функциональных заказчиков всех уровней. Для его оптимизации компания RedSys использует систему управления жизненным циклом продукта (CLM), благодаря которой заказчик может интерактивно участвовать в реализации проекта. Он видит все свои требования, планы их выполнения, проектные решения, прототип и может оперативно влиять на процесс внедрения. В результате он примерно в 1,5 раза быстрее, чем при традиционном подходе, получает качественное решение, которое создавалось при его непосредственном участии, и базу знаний с методологией ее ведения, позволяющую в дальнейшем не зависеть от разработчика и сопровождать системы самостоятельно.